Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Сотрудник купил за свой счет материалы

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Что предпринять, если работник купил материалы за свой счет? Выбрать один из вариантов оформления данной операции.

  1. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя.
  2. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации. 

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию?

Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет.

Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже).

Соответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Обратите внимание, что материалы отличаются от товаров. Их учет при УСН разные. Подробности есть в статье Что в учете «упрощенца» является товаром, а что материалом.

Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

СпособКакие документы потребуютсяПреимуществоНедостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителяЗаявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.)Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛЕсли первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажиПисьменный договор купли-продажи или акт закупкиПодходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупкуРаботник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1. Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ).

Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей.

И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ.

Источник: https://www.26-2.ru/art/178322-rabotnik-kupil-materialy-svoy-schet

Может ли подотчетное лицо тратить свои деньги

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности. Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем.

Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями! Что такое бесконечный подотчет Эту операцию проводят многие бухгалтеры.

И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

  • Госконтракт, НДС и упрощенка, № 3
  • Если упрощенец-2018 не возвратил авансовый НДС, № 3
  • Минимальный налог при УСН: начисление и уплата, № 2
  • Подача УСН-декларации не сделает вас упрощенцем, № 2
  • Упрощенка-2018: что меняется с нового года, № 1
  • 2017 г.
  1. Упрощенка и обучение будущих работников, № 24
  2. Уведомляем налоговую о переходе на УСН с 2018 года, № 23
  3. Смена объекта при УСН: можно ли учесть старые расходы, № 23
  4. «Слет» с УСН: заботы бывших упрощенцев, № 15
  5. Курсовые разницы при УСН, № 9
  6. Налоговые вопросы упрощенцев, № 7
  7. Новая Классификация, старые ОС и упрощенка, № 5
  8. Рассчитываем годовой налог при УСН, № 4
  9. Книгу учета для упрощенцев обновили, № 4
  10. УСН: новый КБК минимального налога, № 1
  11. Новые лимиты для упрощенцев, № 1

2016 г.

Бухгалтерские и юридические услуги

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея.

И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор. А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава.
Внимание Оформление документовКакие документы вам потребуются для принятия к учету расходов: 1.

Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год. В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов.

Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.).

Если работник потратил свои деньги

Как итог – компания и ее директор были наказаны на основании п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Почему не наказывают предпринимателей за подобные правонарушения? Потому что они их не допускают: в отличие от юридического лица предприниматель может списать на собственные нужды в конце дня всю наличность из кассы до копейки! И ему не нужно оформлять бесконечный подотчет. Тем более, Указание Банка России №3073-У даже лимита не предусматривает при выдаче наличности предпринимателю для личных целей.
Что в этом видит налоговая инспекция? Как только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность.

Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы

Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

  • деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;
  • авансовый отчет не сдается;
  • в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег.

Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.

Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается.

Алгоритм Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

  • проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
  • составление заявления;
  • оформление расходного ордера;
  • проводка ордера в кассе;
  • проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании.
Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Источник: http://pbcns.ru/mozhet-li-podotchetnoe-litso-tratit-svoi-dengi/

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги?

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

» Финансы »

Загрузка…

Вопрос знатокам: Уважаемые бухгалтера! Помогите разобраться. Мы бюджетная организация. Сотрудник потратил свои деньги (в под отчет не получал) на нужды учреждения — отправка почты с уведомлением, закупка строительных и хозбытовых материалов (по мелочи) . Представил в бухгалтерию авансовый отчет со всеми подтверждающими документами.

Руководитель подписал. Гл. бух оплачивать не хочет. Объясняет свое желание тем, что тратить свои деньги на нужды учреждения имеет право только подотчетные лица. Эти лица должны быть утверждены приказом по учреждению.

Если в этом приказе нет сотрудника, представившего авансовый отчет — значит учреждение не имеет права оплачивать этот авансовый отчет!

Если я правильно понимаю, то подобный приказ нужен для того чтобы выдавать в подотчет, а не для того чтобы, по сути, возвращать сотруднику его собственные деньги, потраченные на нужды учреждения? Так*

Правомерны ли действия главного бухгалтера? Если не правомерны, то как законодательно (на какие документы надо основываться) доказать глав. буху его неправоту? Доказать, что если сотрудник потратил свои собственные деньги, то ему не обязательно быть включенным в приказ о подотчетных лицах.

P.S. Прошу не рассматривать, в этом вопросе, вариант переоформления авансового отчета на «подотчетное» лицо.

С уважением, OilTrade

Лучшие ответы

Согласно п. 216 Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н. сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. В Инструкции № 148н, действовавшей до 1 января 2011 г.

, такая фраза отсутствовала. Тем самым подчеркивается необходимость вначале выдать деньги подотчетному лицу, а затем возможность использования их работником на соответствующие цели. Иной вариант нормативной базой по ведению бухгалтерского учета не предусмотрен. Выдача денег под отчет с 2012 года поменялась.

Теперь их надо теперь выдавать по письменному заявлению подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме. Сумму, которая выдается подотчетнику, определяет руководитель компании. То же касается и срока, на который подотчетнику выдаются деньги.

Для выдачи денег под отчет в 2012 году руководитель делает на заявлении собственноручную надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. Нужна подпись директора и дата.

Так что по моему мнению, ваш бухгалтер совершенно прав — выдать под отчет надо было хоть 5 рублей, чтобы не нарушать законодательство, тем более, что это указано в Приказе № 157н, который как раз и регулирует учет в бюджетных организациях.

Странно, самый простой и правильный вариант Вы просите не рассматривать.. . Ну ведите тогда тяжбу с бухгалтерией, если такой путь кажется проще.. .
Я все авансовые отчеты выписываю на свою фамилию, потому что по приказу руководства именно я являюсь подотчетным лицом, хоть чек из магазина мне уборщица приносит…

Авансовый отчет сотрудника у него на руках или в бухгалтерии? Внизу а/о есть расписка, которую надо заполнить при сдаче авансового отчета, дать на подпись сотруднику бухгалтерии, принимающему а/о — это своего рода «квитанция» означающая, что документы теперь официально сданы и не потеряются, а еще можно сделать копию лицевой стороны с подписью руководителя. Затем, официальной запиской, с регистрацией ее в вашем документообороте на предприятии, на имя главного бухгалтера оформить запрос о причинах неоплаты утвержденного руководителем а/о.
Ну а далее, при худшем раскладе в суд.

Здесь многое чего вам написали. А самый простой выход из этого положения, подойти к директору, чтобы издали доп. приказ л включении его в подотчетные лица и все.

-ответ

Это видео поможет разобраться

Ответы знатоков

Привет гена.. . а позвольте полюбопытствовать — у вас что нет юриста и той же самой бухгалтерии!?

Оформите АО. А где ваш бухгалтер?

деньги …оформляй… под отчет. .
когда покупаешь чего либо бери чеки. .

потом с ними и в отчет

Чеки предоставь бухгалтеру, а она все сделает.

Когда фирма тратит свои деньги налом — нужен авансовый отчет. Т. е. кому-то (сотруднику) дают какую-то сумму авансом (на предстоящие нужды) , но он за это должен отчитаться. Т. е.

сначала сотруднику дают деньги из кассы — расходный кассовый ордер, потом он что-то покупает и делает отчет — документ «Авансовый отчет», к которому прилагают оправдательные документы (кассовые чеки обязательно + другие (товарные чеки, накладные. . ) .

Если у него перерасход — ему возмещают из кассы — расходный кассовый ордер. Если у него осталось — он возвращает — приходный кассовый ордер.

Раньше нужно было составлять приказ о подотчетных лицах (кому сколько на сколько можно выдавать) . С 2012 года это стало необязательно, зато теперь тот, кто хочет получить деньги под отчет, пишет записку (заявление) , а руководитель на нем пишет сколько ему выдать. Очень геморройно. Но теперь опять вступили в силу новые поправки по кассовым операциям — вроде этот гемор отменили.

Похожий вопрос:  Как открыть обменник электронных денег?

Есть засада в том, что вам деньги сначала должны дать. Еслы вы тупо тратите свои деньги, а фирма потом возмещает — тут могут придраться — типа это вы купили и фирме продали — получили доход — его нужно НДФЛом облагать. Так что рекомендуют все-таки сначала сколько-то под отчет выдать, а потом тратить — перерасход не запрещен.

У фирмы должен быть посчитан лимит кассы — сколько наличных денег у нее может оставаться на конец дня. Я не знаю как его считать — у нас его нет — т. е. лимит кассы равен 0 — т. е. в кассе денег не должно быть вообще. Поэтому чтобы что-то из кассы выдать — надо сначала туда что-то внести. Можно из банка взять на хоз. нужды, но это долго.

Мы делаем так — директор (он же учредитель) делает фирме беспроцентный займ — дает 1000 в долг — на это дело мы составляем договор беспроцентного займа, потом выдаем кому-то под отчет, он тратит, делаем авансовый отчет. . А потом берем нал в банке по чеку вместе с зарплатой и возмещаем перерасход (если есть) и возвращаем долг директору.

Есть засада. Лет 6 назад в банке сказали, что такие беспроцентные займы без вопросов делаются от учредителя, а если не от учредителя — то там какие-то заусенцы.

Суть не помню, но что-то такое точно было — это у банка были какие-то ЦУ свыше.
Еще засада. В ВТБ-24 когда увидели в чеке назначение «возврат средств по договору займа» — попросили договор займа им показать. Т.

е в банках на некоторые формулировки тревога срабатывает.

Обращаю ваше внимание, что по этой схеме у вас будет куча кассовых операций. А если это делать задним числом — у вас может касса съехать (нумерация ордеров, а они в платежных ведомостях записаны. . ) .
Но в другой фирме у меня единственный директор — он это гоняет на личную карту — теперь там вообще кассы нет — это я к тому, что можно как-то с личной карточкой сманеврировать.

Похожий вопрос:  Можно ли с кредитной карточки пересылать деньги физ лицу?

Сначала — авансовый отчёт, затем расходник.

я точно не знаю ну наверное без разницы что сначала выписывается, а вообще то сначала авансовый отчет — его должен подписать директор и бухгалтер а то и нач. отдела, а потом расходик на основании которого человек получит деньги взамен чека

Авансовый отчет придется делать все равно. Сначала что бы не лезло краснотой нужно сделать РКО, а только потом авансовый отчет. Тогда когда будете заполнять авансовый отчет в 1С у Вас не остатка не перерасхода не будет!

если б сначала выдали деньги, то да- РКО, а потом авансовый отчет, а так наооборот

Гузель все верно сказала, но вообщето ПБУ такое не одобряют… считается что если работник нашел денежные средства на покупку материалов, не взяв под отчет средства, то он был в состояние оплатить их…. а таким образом он вас кредититует как бы, и руководство может не оплатить потраченные деньги

вот например, сотрудник купил велотренажер за 20 тысяч рублей… спрашивается зачем он потратил свои деньги для компании и с какой стати вы ему должны это возмещать, если ваша компания не нуждается в велотренажере

сначала авансовый отчет оформляете. в 1С все просто- журналы- авансовые отчеты. формируете новый- заполняете поле сотрудник. на обороте заполняете документ (чек и т. п. ) записываете документ. смотрите что получилось. перерасход? значит утверждаете авансовый отчет руководством и выписываете расходник на сумму перерасхода

Источник: https://dom-voprosov.ru/finansy/kak-oformit-avansovyj-otchet-esli-sotrudnik-potratil-svoi-dengi

Если работник потратил свои деньги

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Одна из ситуаций, которая встречается в жизни любого бухгалтера, особенно в небольшой фирме, развивается примерно по такому сценарию.

Директор вызывает вас к себе и торжественно выдает нечто в таком духе: «Леночка, я тут купил для работы «…», стоит «…» руб., оформи все это дело и выдай мне деньги».

Что делать в такой ситуации? Не паникуем, не рвем на себе волосы, а зададим директору несколько уточняющих вопросов:

1. Где была сделана покупка?

2. Сохранились ли подтверждающие документы по покупке?

3. Кто и каким образом будет пользоваться приобретением?

Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании. Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.

Подотчет или компенсация затрат

Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет? От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Единого мнения по этому вопросу нет. Вот несколько точек зрения:

1. Для отражения расчетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», независимо от того, что формально деньги выдаются  постфактум (самая распространенная точка зрения). Расходы подотчетного лица компенсируются согласно авансовому отчету с приложенными оправдательными документами.

Сразу отметим, что прямого запрета сначала произвести расходы за счет средств сотрудника, потом оформить это авансовым отчетом, отнести в расходы организации и компенсировать затраты работнику, законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрен случай перерасхода подотчетной суммы. Покупка полностью из личных средств сотрудника может рассматриваться как частный случай такого перерасхода.

2. Поскольку расходы компенсируются после из совершения, деньги под отчет не выдаются, подотчетное лицо отсутствует. Поэтому авансовый отчет не составляется. Для отражения расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (который однако не корреспондирует по Плану счетов с дебетом счетов 20,23, 25, 26, 44) или счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами».

Действие по договору поручения

Давайте немного подробнее обсудим вторую точку зрения, которая поддерживается нормами гражданского законодательства. Работник делает покупку, рассчитывая, что приобретенным товаром сам пользоваться не будет, а передаст его организации. Также он предполагает, что организация ему возместит произведенные расходы.

Действия сотрудника совпадают по смыслу с действиями поверенного по договору поручения (ст.971 ГК): одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя.

Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор. А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава.

Оформление документов

Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов:

1. Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год.

В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов.

Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.). В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Во исполнение приказа работникам (кроме директора) могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

2. Служебная (объяснительная) записка или отчет о покупке (с формулировкой типа: прошу возместить расходы, понесенные в интересах ООО «…» в сумме … руб.). Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы.

3. Авансовый отчет (если вы решите его составлять) и (или) приказ (распоряжение) о выплате компенсации.

4. Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.). Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Налоговые «итоги»

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/esli-rabotnik-potratil-svoi-dengi/

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.  Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами.

Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.   Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.

  Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.

  Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

  Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату.

На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.

  Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

  Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.  Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.

  В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.   Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.  Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании. 

С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.  Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

  В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

  Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?  Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.

В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении. 

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.  В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.  

Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.

  Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается.

Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.

Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. 

Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара.

Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.

Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.

  При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. 

Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара. 

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

  НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

  Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.

 

Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.  Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.

  Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами. Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение.

Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п. Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.

С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.

Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.    

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/kak_kompanii_otrazit_v_nalogovom_uchete_pokupku_esli_ee_oplatil_sotrudnik_lichnoj_bankovskoj_kartoj/71-1-0-2233

Помощник бухгалтера в 1С

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание – по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ “Выдача наличных”):

В виде операции указываем “Выдача подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом “Списание с расчетного счета”:

Также не забываем указать в виде операции “Перечисление подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ “Выдача денежных документов”:

А на закладке “Денежные документы” указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации – лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку – то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ “Авансовый отчет”:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку “Авансы”:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку “Товары” (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку “Оплата”(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки “Прочее”.

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках “Товары” и “Прочее” присутствует галка “СФ”, если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа “Авансовый отчёт” осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-oformlyat-avansovye-otchyoty-na-primerax-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0

Социальная помощь
Добавить комментарий